Premda se trudite oko izvršavanja svojih obveza imate osjećaj da negdje možda griješite? Često ste umorni? Imate dojam da stalno ‘’gasite požare’’ novonastalih situacija? Kako u profesionalnom, tako i u privatnom životu. Možda su vam potrebni dodatni alati određivanja prioriteta i efikasnijeg raspoređivanja vremena.
U nastavku će biti prikazana 2 alata koji vam pored standardne TO DO liste mogu u tome pomoći. Trudeći se izvršiti sve zadane aktivnosti s TO DO liste bez promišljanja o važnosti i veće efiksnosti osnažujete osjećaj da dnevnim zadacima nikada kraja jer uvijek će biti više posla nego što ga uistinu možete napraviti.
Shema za upravljanje vremenom
Shema za upravljanjem vremena (Steven Covey-a) sastoji se od 4 kvadranta.
U shemu za upravljanje vremenom unosimo stvari/aktivnosti/radnje koje trebamo obaviti prema stupnju prioriteta pa tako razlikujemo:
- Važne i hitne stvari
- Važne stvari koje nisu hitne
- Nevažne i hitne stvari
- Nevažne stvari koje nisu hitne
Svaku od njih trebate procijeniti ovisno o kontekstu (situaciji) i za svakoga ista stvar može predstavljati različit stupanj prioriteta,
Važne i hitne stvari mogu biti rokovi na raznim projektima, hitni slučajevi u privatnom i profesionalnom životu te slične situacije. Važne stvari koje nisu hitne mogu biti priprema provođenja aktivnosti i radnji, njihovo planiranje, prevencija nekih ponašanja ili radnji, to su sve one aktivnosti/radnje/stvari koje su vam važne, a nisu ograničene vremenom. Nevažne i hitne stvari mogu biti neki sastanci i kašnjenja koje ste dogovorili, a nisu vam od primarne važnosti.
Posebno zanimljiva kategorija su nevažne stvari koje nisu hitne, to mogu biti mailovi ili društvene mreže, sastanak ili sl. Poželjno bi ih bilo identificirati jer su to često kradljivci vremena kada radimo na nekom važnom projektu, privatnom ili poslovnom te smo to vrijeme mogli kvalitetnije iskoristiti ili je pak nužno za ostvarenje rezultata. Primjerice, pregledavanja objava na društvenim mrežama ne pomaže u situaciji kada već kasnite na dogovoreni sastanak, zar ne?
Bilo bi poželjno baviti se svakom skupinom u podjednakoj mjeri sukladno vašim mogućnostima i vremenom kojim raspolažete.
Pri razvrstavanju stvari/radnji/aktivnosti koje predstavljaju naše obveze bitno je razlikovati stupanj prioriteta jer proizvode različite posljedice na našem psihičkom i fizičkom zdravlju.
U koju skupinu ćete rasporediti svoje prioritete manje je bitno, bitno je da sistem funkcionira za vas. To je jedini kriterij i mjerilo o kojem trebate voditi računa.
Previše hitnih i važnih stvari u danu, a pogotovo u dužem vremenskom razdoblju, dovodi do toga da osjećamo stres i dolazi do “burn out” sindroma. Previše važnih i ne hitnih stvari zahtjevaju dugoročno planiranje, disciplinu i viziju kako bi se zamišljeno ostvarilo. Previše hitnih i nevažnih stvari zahtjevaju kratkoročan fokus zbog kojih s vremenom osjećamo frustraciju i pritisak. Previše nevažnih i ne hitnih stvari uzrokuju gubitak vremena i pad koncetracije.
Svjesna fragmentacija dana
U svjesnoj fragmentaciji dana (TT Mindfulness) sami određujete da ćete jedan dio dana obavljati jednu vrstu aktivnosti, a drugi ili treći dio dana (ovisno na koliko djelova podjelite) druge vrste aktivnosti. Na primjer, jedan dio dana možete odrediti za izvršavanje zadataka na poslu, drugi dio dana za učenje nove vještine, a treći za provođenje vremena s obitelji ili prijateljima. Neograničen je broj varijacija.
Ovisno o vašoj osobnosti čak čitav dan možete odrediti za jednu vrstu aktivnosti, drugi dan za drugu vrstu aktivnosti i tako dalje… Pa tako jedan dan si odredite za poslovne sastanke, drugi dan za obavljanje konkretnih poslovnih zadataka, treći dan za privatna druženja i sl.
Bitno je zapamtiti da niti jedan alat, bila to TO DO lista, shema za upravljanje vremenom, svjesna i namjerna fragmentacija dana – nisu same sebi svrhom, odnosno koristite ih na način i kako to vama odgovara kako biste unaprjedili kvalitetu vašega života.
Sada kada su vam prikazani dodatni alati određivanja prioriteta i efikasnijeg raspoređivanja vremena, možete li zamisliti kakav biste učinak imali kada biste tako raspoređivali svoje obveze pored uobičajene TO DO liste? Možda biste imali više vremena za svoje važno ali nije hitno stvari? ?
